Datenschutzerklärung der KW Akademie GmbH
Stand: 8. Oktober 2025
1. Verantwortlicher
kw Akademie GmbH
Von-Galen-Straße 5
48336 Sassenberg
Deutschland
Vertreten durch: Karin Wennemar
Telefon: 02583 3038181
E-Mail: info@kw-akademie.de
Website: https://kw-akademie.de
Handelsregister: Amtsgericht Münster, HRB 20593
2. Einleitung
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, unsere Dienstleistungen (z. B. Sprachkurse) in Anspruch nehmen oder mit uns in Kontakt treten.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
3. Übersicht der Verarbeitungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere in folgenden Fällen:
- Bereitstellung und Nutzung unserer Website
- Vertragsanbahnung und -durchführung
- Zahlungsabwicklung
- Kursverwaltung und Organisation
- Kommunikation mit Teilnehmenden und Interessenten
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- Marketing und Öffentlichkeitsarbeit (im Rahmen gesetzlicher Vorgaben)
4. Arten der verarbeiteten Daten
- Bestandsdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Kundennummer, Vertragsinformationen
- Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift
- Vertragsdaten: Kursbuchungen, Laufzeiten, Teilnahmeinformationen, Zahlungsmodalitäten
- Zahlungsdaten: Bankverbindung, Rechnungsdaten, Zahlungseingänge, Zahlungshistorie
- Nutzungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkte des Seitenaufrufs, Browsertyp, Betriebssystem, Logfiles
- Inhaltsdaten: Texte, Fotos, Bewertungen oder sonstige übermittelte Dokumente
- Meta-/Kommunikationsdaten: Gerätekennungen, Zeitstempel, Sitzungs-IDs
5. Maßgebliche Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung:
Wenn Sie uns freiwillig Daten zur Verfügung stellen (z. B. Newsletter, Fotoverwendung). - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung:
Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, z. B. Kursverwaltung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung. - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung:
Wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, Daten aufzubewahren oder zu melden. - Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen:
Zur Sicherstellung von IT-Sicherheit, Optimierung unseres Angebots oder zur Verteidigung rechtlicher Ansprüche.
6. Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, unberechtigtem Zugriff, Manipulation oder unbefugter Offenlegung zu schützen.
Dazu gehören insbesondere:
- Verschlüsselung der Datenübertragung (SSL / TLS)
- Zugriffsbeschränkungen und Authentifizierungsverfahren
- Datensicherung auf gesicherten Servern
- Schulung und Sensibilisierung unserer Mitarbeitenden
7. Übermittlung und Offenlegung von personenbezogenen Daten
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn:
- dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
- eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
- eine Einwilligung vorliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), oder
- ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht.
Empfänger können insbesondere sein:
- Zahlungsdienstleister (z. B. Mollie B.V.)
- IT-Dienstleister und Hosting-Anbieter
- Steuerberater oder Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten
8. Internationale Datentransfers
In einzelnen Fällen (z. B. Nutzung von WooCommerce / Automattic Inc.) kann eine Datenübertragung in Drittländer außerhalb der EU erfolgen.
Dabei stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, z. B. durch:
- Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, oder
- Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) mit den jeweiligen Dienstleistern.
9. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben folgende Rechte:
- Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an:
📧 info@kw-akademie.de
Darüber hinaus besteht das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
10. Löschung von Daten
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
Beispiele gesetzlicher Aufbewahrungsfristen:
- 10 Jahre: steuer- und handelsrechtliche Unterlagen (§ 147 AO, § 257 HGB)
- 6 Jahre: sonstige Geschäftsunterlagen
- 3 Jahre: allgemeine Verjährungsfrist (§§ 195 ff. BGB)
11. Geschäftliche Leistungen
Wir verarbeiten Daten unserer Kundinnen, Kursteilnehmer und Interessenten zur Erbringung und Abwicklung vertraglicher Leistungen:
- Durchführung von Sprachkursen und Unterricht
- Verwaltung von Kursgruppen und Teilnehmerlisten
- Rechnungsstellung und Zahlungsverwaltung
- Kommunikation im Rahmen der Vertragsabwicklung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
12. Zahlungsabwicklung (Mollie)
Zur Abwicklung von Zahlungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. ein.
Dabei werden Zahlungsdaten an Mollie übermittelt, soweit dies für die Zahlungsabwicklung erforderlich ist.
Dienstanbieter:
Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande
Website: https://www.mollie.com
Datenschutzerklärung: https://www.mollie.com/de/privacy
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
13. Online-Shop und Bestellungen (WooCommerce)
Unser Online-Shop basiert auf der Plattform WooCommerce, betrieben von Automattic Inc.
Dabei werden personenbezogene Daten (z. B. Name, Adresse, E-Mail, Zahlungsinformationen) verarbeitet, um Bestellungen abzuwickeln.
Dienstanbieter:
Automattic Inc., 60 29th Street #343, San Francisco, CA 94110, USA
Website: https://woocommerce.com
Datenschutzerklärung: https://automattic.com/privacy
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
14. Hosting
Unsere Website wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich gehostet.
Dabei werden zur Bereitstellung und Sicherheit der Website technische Daten (z. B. Server-Logfiles) verarbeitet.
Dienstanbieter: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf
Website: https://all-inkl.com
Datenschutzerklärung: https://all-inkl.com/datenschutzinformationen/
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
15. Verwendung von Cookies
Unsere Website verwendet Cookies.
Einige sind technisch erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), andere werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website widerrufen.
16. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.
Die Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abgeschlossen ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
17. Änderung und Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen rechtlicher Anforderungen oder technischer Entwicklungen anzupassen.
Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit auf unserer Website unter:
👉 https://kw-akademie.de/datenschutz
18. Begriffsdefinitionen (nach Art. 4 DSGVO)
Zur besseren Verständlichkeit erläutern wir einige zentrale Begriffe:
- „Personenbezogene Daten“: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.
- „Verarbeitung“: jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, z. B. Erhebung, Speicherung, Veränderung oder Löschung.
- „Verantwortlicher“: die Person oder Organisation, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.
- „Auftragsverarbeiter“: Dienstleister, der im Auftrag des Verantwortlichen Daten verarbeitet.
- „Einwilligung“: jede freiwillige, informierte und unmissverständliche Willensbekundung zur Datenverarbeitung.
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